Uredsko poslovanje

Računalni program Urudžbeni zapisnik (centralna pisarnica) sadržava sljedeće module/funkcionalnosti:

• Urudžbeni zapisnik (neupravni postupak)
• Upisnik upravnog postupka (I i II stupnja)
• Evidentiranje priloga
• Evidentiranje upravnih pristojbi
• Jedinstvena oznaka pismena
• Dostavnu knjigu za poštu
• Mogućnost izdavanja potvrde o zaprimljenim pismenima u digitalnom obliku
• Automatska evidencija otpreme
• Mogućnost spajanja pisarnice sa ZUP-IT sustavom
• Korištenje Registra prostornih jedinica

WEB aplikacija, za pristup aplikaciji preko internetskog preglednika
Minimalna funkcionalnost:
• Povijest – praćenje izuzimanja iz arhive
• Arhivsko gradivo (dostava u Državni arhiv)
• Statistička izvješća (u pdf i/ili excelu)
• Ispis omota spisa
• Ispis barkoda jedinstvene oznake pismena

Integriran s funkcionalnom cjelinom 2) Sustav upravljanja dokumentima

Sustav upravljanja dokumentima (Document Management System – DMS) omogućuje:

• digitalno kolanje dokumenata između korisnika
• automatsko raspoređivanje predmeta i pismena kada je to moguće u radnom procesu
• WEB aplikacija, za pristup aplikaciji preko internetskog preglednika
• u cijelosti na hrvatskom jeziku
• osnova sustava je predmet, sustavom kolaju dokumenti kao sastavni dijelovi predmeta
• za klasificirane dokumente i pismena  vodi se evidencija sukladno propisima kojima se uređuje informacijska sigurnost
• povezan i integriran s pisarnicom (urudžbenim zapisnikom)
• integracija s platformom sa elektroničkim uslugama za e/m-Potpis i e/m-Pečat SDURDD-a
• podrška za EDIP servis putem državne sabirnice (GSB)
• podrška za MUP servis putem državne sabirnice (GSB)
• Podrška za e-plovilo servis putem državne sabirnice (GSB)
• povezivanje sustava Državnih matica i Registra birača na sustav uredskog poslovanja
• rokovnik predmeta
• web skeniranje dokumenata
• ispis naljepnica s jedinstvenom oznakom pismena na 8 cm pisač
• očitanje bar-koda sa naljepnica
• rad s predlošcima
• evidencija ugovora

Elementi sigurnosti:

• Prijava identiteta korisnika (autentifikacija)
• Ograničavanje prava pristupa određenim dijelovima aplikacije, ovisno o dodijeljenoj grupi
• Ograničena prava pristupa dokumentima, ovisno o dodijeljenoj grupi
• Minimalno tri razine pristupa dokumentima:
  - Samo vlastitim
  - Unutar upravnog tijela/odsjeka
  - Svima

• Mogućnost definiranja zamjene korisnika

Podrška za dva načina otvaranja predmeta:

• Zaprimanje u centralnoj pisarnici
• Otvaranje predmeta po službenoj dužnosti na zahtjev referenta

Svaki dokument se automatski upisuje u centralnu  pisarnicu (urudžbira se)

Evidentiranje i praćenje životnog ciklusa dokumenta prema:

• Tko je kreirao dokument
• Kod koga je dokument bio, koliko dugo
• Tko je sve otvarao dokument i kada
• Verzija dokumenta

Svi dokumenti automatski se konvertiraju u PDF datoteke koje su dostupne korisnicima (mora se omogućiti nepromjenjivost i cjelovitost tih dokumenta, evidentiranje podatka o vremenu i načinu pretvorbe u takav elektronički oblik te službenoj osobi koja ju je provela), dok su originali dokumenata dostupni isključivo vlasnicima dokumenata.

Mogućnost da dokument bude upućen većem broju korisnika odjednom

Mogućnost da se svakom dokumentu u sustavu doda prilog koji se ne urudžbira

Dokumenti odnosno predmeti trebaju se pretraživati po:

• Nazivu ili dijelu naziva predmeta odnosno pismena (pretraživanje po korijenu riječi)
• Klasi
• Referentu (rješavatelju)
• Nazivu ili OIB-u podnositelja/stvaratelja
• Datumu nastajanja/primitka, datumu ovršnosti, datumu pravomoćnosti
• Vrsti pismena

Rezultat pretrage sadrži:

• Klasu i opis predmeta
• Urudžbeni broj i opis dokumenta
• Popis gdje i kod koga je dokument bio te gdje se trenutno nalazi
• Popis na kojim sjednicama je dokument bio
• Popis ostalih dokumenata predmeta

Podrška za virtualnu oglasnu ploču:

• Postavljanje raznih dokumenata na virtualnu oglasnu ploču
• Pristup virtualnoj oglasnoj ploči dozvoljen svim korisnicima sustava
• Oglasna ploča je organizirana po kategorijama
• Dokument ostaje vidljiv na oglasnoj ploči onoliko dugo koliko je odredio korisnik koji je stavio dokument na ploču

Praćenje sudskih predmeta:

• Predmet spora
• Tuženik, tužitelj
• Sudac, sud
• Zastupa
• Vrsta spora (kazneni, ostavinski, ovršni, parnični,…)
• Status (pripremno ročište, glavna rasprava,…

Virtualne sjednice:

• Slaganje dnevnog reda sjednica
• Praćenje dnevnog reda u nastajanju
• Svakoj točki dnevnog reda mogućnost priključka više dokumenata
• Omogućeno javno objavljivanje sjednica na internetskim stranicama (sve točke ili određene točke dnevnog reda, svi ili određeni dokumenti)

Opcijski moduli:
e-Obrasci
Krajnjim korisnicima (građanima i pravnim osobama) omogućuje popunjavanje i predaju unaprijed pripremljenih obrazaca putem Interneta. Nakon predaje, obrasci se odmah urudžbiraju i odmah su vidljivi odgovornim osobama u sustavu upravljanja dokumentima.

Funkcionalnosti:
1. Modul za kreiranje digitalnih obrazaca

• Integriran u program uredskog poslovanja
• Omogućuje ovlaštenim službenicima samostalno kreiranje digitalnih obrazaca i objavljivanje na Internetskom portalu
• Prilikom kreiranja digitalnog obrasca određuju se obvezni i neobvezni podaci
• Omogućuje kreiranje stranice za predaju završnog izvješća za prijavitelje koji su prošli na natječaju ili javnom pozivu

2. Internetski portal za prijavitelje

• Omogućuje registraciju i prijavu prijavitelja na portalu
• Omogućuje odabir dostupnih digitalnih obrazaca, njihovo digitalno popunjavanje i predaju
• Omogućuje dostavu digitalnih dokumenata ako su predviđeni digitalnim obrascem
• Omogućuje spremanje podataka bez predaje samog digitalnog obrasca te naknadno dopunjavanje podacima
• Nakon popunjavanja svih obaveznih podataka omogućuje se predaja digitalnog obrasca koji se odmah urudžbira
• Nakon uspješne predaje digitalnog obrasca omogućeno je preuzimanje potvrde o njegovoj predaji
• Po potrebi je omogućena predaja završnog izvješća prijavitelja